L’installation d’outils de Business Intelligence est une décision stratégique incontournable à l’ère du Big Data. Mais une fois le projet BI lancé, le périmètre des données défini et l’interface installée, on se rend compte que les utilisateurs ne sont pas au rendez-vous.

Cette liste d’idées  pour faire adopter les nouveaux outils de BI part du principe que le projet a été soigneusement préparé avec les différentes équipes concernées. Il s’agit donc de pistes pour améliorer ce qui existe déjà, pas de refondre votre projet.

Voici donc 8 façons de booster l’utilisation de votre BI !

• 1 - Mesurer le taux d’adoption

Pour améliorer l’existant, ce sera LA condition sine qua none. Dans votre projet, des indicateurs précis d’utilisation ont-ils bien été prévus ? Il faut pouvoir comparer les échos des utilisateurs avec les chiffres effectifs de connexions, d’extracts demandés, de rapports lus… Il faut pouvoir mesurer pour améliorer !

• 2 - Former les utilisateurs

Tutoriel vidéo, formation de groupe, permanence téléphonique… Les possibilités sont nombreuses, mais les utilisateurs doivent avoir toutes les ressources nécessaires pour la prise en main de cette nouvelle interface. Des ressources accessibles et pédagogiques !

• 3 - Avoir des ambassadeurs

Si les utilisateurs finaux ont été impliqués dans la création de l’outil, il existe une équipe pilote qui a suivi le projet. Ces personnes sont des ressources précieuses : pourquoi ne pas leur proposer de communiquer à propos de l’outil ?

Le mail d’un collègue a parfois beaucoup plus d’impact que celui émanant de la com’ interne ou de la direction. Appuyez-vous sur eux !

• 4 - Créer et partager un guide d’utilisation

Parfois, le manque d’utilisation d’un nouvel outil vient de ce que l’on est pas certain du de ce que l’on peut réellement obtenir. Dans votre communication, donnez des exemples clairs, précis et fonction du métier de votre interlocuteur : service marketing, opérationnel terrain, service marketing, directeur de magazin, sales, service juridique...

C’est le moment de ressortir liste des questions-types que vous avez préparées lors de la phase initiale !

• 5 - Mettre en avant les best users

Regardez vos statistiques d’utilisation. Choisissez ensuite des statistiques qui permettent de mettre en avant les meilleurs utilisateurs: la personne ou le service qui a posé le plus de question, celui qui a ouvert le plus de fois l’outil, celui qui a fait le plus d’extract…

Pourquoi ne pas fixer un objectif général d’utilisation, récompensé par une action ?

• 6 - Questionner les worst users

Si malgré vos précautions, certains utilisateurs n’ont pas utilisé le tout beau tout nouveau tableau de bord, le plus simple est encore de décrocher votre téléphone. Cela peut paraître simple, mais peu de responsable de projet prennent le temps de le faire ! Vous saurez ainsi si c’est un problème de temps, de prise en main, d’indifférence..?

• 7 - Créer de l’interaction entre utilisateur et données

Sur un projet Bl, quand les utilisateurs ne sont pas au rendez-vous, c’est rarement parce que le périmètre de données a été mal définie par exemple. Il s’agit dans la grande majorité des cas du point d’accès aux données : l’interface utilisateur.

La plupart des solutions de BI en SaaS offre des tableaux de bord sur mesure, personnalisables et donc améliorables. Mais cela ne suffit pas toujours, Il faut créer de l’interaction, interaction au sens “échange” : la possibilité de discuter avec ses données et l’ajout d’un module de discussion tel qu’askr.ai peut être une très bonne piste. On parlera alors de BI conversationnelle, un mode d’interaction avec ses données plus que pertinent à l’ère où l’on parle à son téléphone !

• 8 - Sortir la BI de son cadre traditionnel du tableau de bord

En fait, booster l’utilisation de la BI en entreprise, c’est mettre la data au coeur de la prise des décisions. Ce n’est pas qu’ouvrir un tableau de bord, c’est avoir le réflexe de faire appel à ses données n’importe quand, et pas seulement pour construire son reporting mensuel.

L’idéal ? Sortir du format tableau de bord ! Invitez la BI sur les applications d’entreprises : ajoutez un accès directement sur l’accueil du portail de l’intranet, intégrez un accès ou un bot sur les messageries comme Slack ou Teams…

Si un utilisateur ne se sert pas de ses données, c’est parce que malgré les efforts déployés, la nouvelle interface est incapable de répondre à la question qu’il a en tête quand il consulte ses chiffres. Il se perd en route : le chiffre ou le graphique dont il a besoin ne correspondra pas toujours aux paramétrages effectués en amont. Il n’aura pas le temps (ou l’envie) de réorganiser son tableau de bord après une réflexion de fond. Il faut donc lui apporter une solution complémentaire à ce tableau de bord ! Dans ce cas, un simple plug in conversationnel va permettre de formuler la question qu’il a en tête et d’avancer dans sa réflexion, question après question.

Bref, la rentabilisation de votre projet se fera difficilement sans le conversationnel aujourd’hui !